Documento di Progetto v1.0
Pet Services Lead
Orchestration System
Architettura strategica per la distribuzione nazionale di lead nel settore servizi per animali domestici
Analisi
Stato Attuale (AS-IS)
Flusso Operativo Attuale
- Lead da form web sui siti SEO locali
- Notifica via email
- Contatto manuale cliente su WhatsApp
- Verifica disponibilità collaboratori
- Introduzione manuale cliente-collaboratore
Pain Points Critici
- Nessun follow-up automatizzato
- Nessun SLA con i collaboratori
- Tracking vendite inaffidabile
- Pagamenti manuali e frammentati
- Perdita sistematica di dati
Insight Chiave
Rimuovere telefono/chat ha ridotto le conversioni.
I clienti vogliono chiamare o chattare. Forzare i form danneggia la conversion rate. Servono AI agents per gestire questi canali.
I clienti vogliono chiamare o chattare. Forzare i form danneggia la conversion rate. Servono AI agents per gestire questi canali.
Errori Precedenti
Implementati CRM, portali, API avanzate senza architettura definita. Risultato: tempo e denaro sprecati. Ora: design first, tools after.
🎯 Principio Architetturale
Il cliente parla con la piattaforma, non con il collaboratore
"Tu mantieni la relazione → Tu hai i dati → Tu controlli il ciclo"
🏗️ Target Architecture Overview
Lead Intake Layer
📝 Web Forms
📞 Phone (AI)
💬 WhatsApp (AI)
🤖 Chat Widget (AI)
→
Orchestration Core
🧠 Central Brain
(CRM + Rules)
(CRM + Rules)
🔀 Routing Engine
⏰ Follow-up Engine
→
Execution Layer
🐕 Dog Sitters
🏠 Pensioni
🐾 Allevatori
👨⚕️ Consulenti
🗺️ Implementation Roadmap
Percorso progressivo: da quick wins a scaling nazionale
A
Fase A
Foundation Sprint — Zero Rischio
⏱️ 2-4 settimane
Obiettivo: Catturare più dati, ridurre lavoro manuale immediato, preparare le fondamenta per l'automazione senza commitment tecnologici rischiosi.
●
Centralizzazione Lead Database
Creare un unico foglio/database condiviso per tutti i lead. Stop alla dispersione di informazioni.
Setup WhatsApp Business Strutturato
Riattivare canale ad alta conversione con processo strutturato (manuale ma organizzato).
Template Messaggi Standard
Creare script predefiniti per ogni fase del funnel. Velocizza risposte e prepara automazione futura.
Checklist Qualificazione Lead
Definire 5-7 domande obbligatorie: tipo servizio, zona, tempistiche, budget, contatto preferito.
Status Tracking Base
Implementare pipeline semplice: Lead → Assegnato → Chiuso → Pagato. Visibilità immediata.
B
Fase B
Automation Core
⏱️ 1-3 mesi
Obiettivo: Costruire l'architettura solida, implementare il primo AI agent, definire regole operative. Richiede decisioni architetturali chiave.
Selezione e Setup CRM Centrale
Single source of truth per tutti i dati. Leggero, flessibile, con automazioni base.
Implementazione AI Chat Agent
Widget su tutti i siti SEO. Qualificazione automatica 24/7, creazione lead strutturati, handoff intelligente.
Definizione Routing Rules v1
Logica di assegnazione semi-automatica basata su: geografia + tipo servizio + disponibilità collaboratore.
SLA Collaboratori v1
Risposta 2h, follow-up 24h, conferma chiusura 48h, pagamento commissione 7gg. Conseguenze definite.
Sistema Tracking Commissioni
Struttura per sapere esattamente quanto ti devono e quando. Verifica incrociata con cliente.
Migrazione WhatsApp a Business API
Connessione via Tidio/Landbot per automazione conversazioni e integrazione con CRM.
C
Fase C
National Scale
⏱️ 6-12 mesi
Obiettivo: Automazione completa, AI voice agent, gestione multi-region, portali self-service. Solo dopo aver validato Fase A e B.
AI Voice Agent (Inbound)
Numero verde centralizzato gestito da AI. Qualificazione telefonica, prenotazione callback, trasferimento urgenze.
Internal Coordinator Agent
AI che notifica collaboratori, monitora SLA, escalation automatica, reminder follow-up.
Routing Avanzato con Scoring
Sistema meritocratico: conversion rate (40%) + SLA compliance (30%) + rating cliente (20%) + tenure (10%).
Portale Collaboratori Self-Service
Dashboard per gestire disponibilità, vedere lead assegnati, confermare chiusure. Riduce coordinamento manuale.
Dashboard Analytics
KPI real-time: conversion rate, SLA compliance, revenue per collaboratore, performance geografica.
Multi-Region Management
Struttura per gestire espansione nazionale: template replicabili, onboarding scalabile, governance locale.
⚡
Decisioni Architetturali da Prendere ORA
Prima di procedere con la Fase B, queste scelte devono essere fatte:
Decisione #1
Quale CRM Core?
💡 Raccomandato: Airtable per Fase A-B
Decisione #2
Quale AI Chat Platform?
💡 Raccomandato: Tidio — bilancio ideale
Decisione #3
WhatsApp Strategy?
💡 Approccio progressivo consigliato